Für den Landessportbund Brandenburg e.V. (LSB) entwickelten wir die Individualsoftware „Verminext“, welche die Förderprozesse für ihre Mitglieder digitalisiert. Bis heute wird die Anwendung stetig mittels agiler Softwareentwicklung weiterentwickelt.

Unser primäres Ziel war es, den Landessportbund bei der digitalen Transformation zu beraten und die notwendige Software zu entwickeln. In der Webanwendung sollen sämtliche Abläufe der LSB-Förderungen abgewickelt werden, d.h. von der Beantragung bis zur Auszahlung von Fördermitteln. Die webbasierte Software soll bürokratische Hürden abbauen, Verwaltungsprozesse digitalisieren und so die ehrenamtliche Arbeit in den Sportvereinen erleichtern. Der Nutzerkreis der Software umfasst sowohl Sportvereine, Landesfachverbände, Kreis- und Stadtsportbünde in Brandenburg als auch Mitarbeiter des Landessportbund Brandenburg und der Brandenburgischen Sportjugend.

Das „Verminext“ Projekt wird seit dem Beginn in 2022 bei der todo GmbH betreut. Im Zuge einer Umstrukturierung arbeiten wir seit 2024 bei Lucent Code als Subunternehmer für todo an der Weiterentwicklung des Projekts. Dabei wurde das ursprüngliche Entwicklungsteam von todo vollständig in unser Unternehmen integriert und gezielt neu aufgestellt. Unsere Teammitglieder begleiten die Entwicklung somit von Beginn an und setzen ihr Fachwissen nahtlos für den Erfolg des Projekts ein.

Der Auftraggeber

Der Landessportbund Brandenburg e.V. ist eine Organisation, die sich für die Förderung des Sports in Brandenburg einsetzt. Er bietet eine Vielzahl von Dienstleistungen und Informationen für Sportvereine in Brandenburg an. Dazu gehören u.a. aktuelle Nachrichten, Informationen zur Beantragung von Fördermitteln, Bildungsangebote und vieles mehr.

Ausgangssituation

Während der Anforderungsanalyse der bisherigen Software wurde schnell klar, dass durch die Entwicklung einer Individualsoftware große Fortschritte im Bereich der Digitalisierung und Prozessoptimierung möglich sind. Bis zum Projektstart standen alle Formulare der Förderrichtlinie des LSB lediglich als beschreibbare PDF-Version zum Herunterladen verfügbar. Die Vereine waren nach dem Ausfüllen gezwungen, die Formulare auszudrucken. Nach Unterschrift wurden die Dokumente per Post an den LSB übermittelt. Wer Informationen zum Stand des Vorgangs erfahren wollte, musste den zeitaufwendigen Weg über Telefon oder E-Mail beschreiten. Somit wurde die Digitalisierung der Formulare als funktionale Anforderung für die Umsetzung des Projekts definiert.

Eine weitere Anforderung an die Webanwendung betraf die Stammdaten der Vereine: Insbesondere E-Mail-Adressen waren oftmals veraltet oder gänzlich fehlend, was eine aufwendige postalische Kommunikation nötig machte. Obwohl den Vereinen ein Online-Portal zur Verfügung stand, um ihre Stammdaten einzusehen und jährliche Bestandsmeldungen durchzuführen, war die UX und UI keineswegs intuitiv. Das heißt, dass die Bedienbarkeit (User Experience) und die Benutzeroberfläche (User Interface) der Software nicht ohne größere Aufwände bedienbar war. Die Bestandsmeldung war verteilt über diverse Bereiche des Portals, was unterstützende Videos und telefonische Hilfeleistung nötig machte. Zudem verlangte der Einzug der Mitgliedsbeiträge einen beträchtlichen manuellen Aufwand: Es gab keine automatisierte Rechnungslegung. Rechnungen wurden über die Kombination von Word und Excel in Form von Serienbriefen erstellt und mussten postalisch an die Vereine gesendet werden

Verminext – Die individuelle Softwareentwicklung

Durch eine Überarbeitung des Onboarding-Verfahrens für Vereinsadministratoren konnte erreicht werden, dass die E-Mail-Adressen sowohl der Administratoren als auch der Vorstände stets aktuell sind. Dies war mitunter der größte Hebel in puncto digitale Transformation: Eine nahezu ausschließliche E-Mail-Kommunikation innerhalb des LSB konnte implementiert werden.

Zahlen und Fakten

Seit dem Start unserer Beratungs- und Entwicklungstätigkeit für den LSB im Jahre 2023 konnten etwa 3.000 Vereine von der Software profitieren:

• ca. 3.500 aktive Benutzer
• ca. 3.000 Vereine, davon
  • 2.956 Sportvereine
  • 18 Kreis- und Stadtsportbünde
  • 56 Landesfachverbände
  • 10 Vereine mit besonderer Aufgabenstellung
• ca. 3.600 Fördervorgänge 2024
• ca. 6 Millionen Euro Fördermittel beantragt
• ca. 30.000 digitale Formulare und Dokumente seit 2023
• ca. 20.524 Papierformulare gespart seit 2023
  • Vertrag und eine rechtsverbindliche Schlussbestätigung pro Vorgang waren bis 2024 noch in Papierform. Ab 2025 alle Formulare und Dokumente digital.
• ca. 63.000 E-Mail-Benachrichtigungen seit 2023

Mitgliederverwaltung – Stammdaten simpel verarbeiten

Eine weitere Neuerung der webbasierten Software betrifft die Mitgliedermeldung. Was einst als Bestandsmeldung bekannt war, wurde in einen benutzerfreundlichen Assistenten transformiert, der die Vereine sicher durch alle nötigen Schritte leitet. Vereine können jetzt ihre zentralen Stammdaten jederzeit aktualisieren und eigenständig zusätzliche Benutzer in das Online-Portal einladen. Beim Einzug der Mitgliedsbeiträge bietet “Verminext” eine komplett digitale Prozessstrecke: Rechnungen für Mitgliedsbeiträge werden nun direkt durch das System generiert und automatisch per E-Mail an die Vereine gesendet. Der LSB ist in der Lage, mit ausgewählten Vereinen einen Ratenplan für die Zahlung auszuarbeiten und im Portal zu hinterlegen. Der Verein kann dort jederzeit die bisherigen Rechnungen herunterladen und den aktuellen Zahlstatus einsehen.

Digitalisierung der Antragsstrecke

Zusätzlich haben Vereine die Möglichkeit, Maßnahmen oder Vorgänge im Rahmen der Förderrichtlinien eigenständig zu initiieren. Jede Förderrichtlinie ist in verschiedene Phasen unterteilt, wobei entweder der Antragsteller oder der LSB die Verantwortung für die Bearbeitung übernimmt. Ein weiterer bedeutender Schritt wurde im Bereich der Formulargestaltung gemacht. Die vollständige Umsetzung aller Formulare als Webanwendungen befreit sie von den bisherigen Limitierungen des PDF-Formats oder des Papiers. Dadurch können z.B. unbegrenzt viele Belege erfasst werden, ohne die Notwendigkeit, zusätzliche Seiten oder Formulare auszudrucken oder anzuhängen. Hilfreiche Export- und Importfunktionen stehen zur Verfügung, wo sie am meisten gebraucht werden. Dennoch bleibt die Möglichkeit bestehen, Formulare für Archivierungszwecke als PDF zu exportieren.

Während des gesamten Prozesses können die notwendigen Unterschriften digital geleistet werden. Alternativ kann der offizielle Vertrag und die abschließende rechtsverbindliche Schlussbestätigung physisch unterschrieben und im System hochgeladen werden oder postalisch an den LSB übermittelt werden. Der LSB, in seiner administrativen Rolle, kann je nach gewählter Förderrichtlinie den Zuwendungs- oder Auszahlungsbetrag entweder manuell festlegen oder durch ein automatisiertes System berechnen lassen. Abschließend besteht die Möglichkeit, die Auszahlung der Vorgänge zu genehmigen und eine entsprechende SEPA-Datei zur weiteren Verarbeitung an die Buchhaltung weiterzuleiten.

Verminext – individuelle Softwareentwicklung für Vereine

Mit der Individualsoftware „Verminext“ ist es dem Landessportbundes Brandenburg e.V. möglich, seinen Vereinsmitgliedern eine webbasierte Anwendung zur Verfügung zu stellen, mit deren Hilfe leicht und intuitiv Anträge gestellt werden, Daten verwaltet werden und die Mitglieder wieder mehr Zeit haben, für das, was zählt: Den Sport fördern.

Über Lucent Code

Lucent Code ist eine Berliner Agentur für Softwareentwicklung. Wir beraten und betreuen Unternehmen auf ihrem Weg zur digitalen Transformation. Wir entwickeln Individualsoftware, die Prozesse optimiert und langfristig Zeit und Kosten reduziert.