Die davengo GmbH betreut viele Laufsportveranstaltungen im Hinblick auf Online-Anmeldung, Startnummernproduktion, Zeitnahme und Ergebnisdienst mit Zielvideo. Für den reibungslosen Ablauf sorgt ein ganzes Ökosystem an Softwarelösungen, das von uns betreut und weiterentwickelt wird.

Digitalisierung und Optimierung der Produktion

Unser Kunde musste die Layouts der Startnummern mit verschiedenen Anwendungen händisch setzen. Hierfür kamen die gängigen Anwendungen wie Adobe Illustrator und Microsoft Excel und Word zum Einsatz, aber auch einige Kommandozeilentools, um aus Teilnehmerdaten und PDF-Layouts ein Druck-PDF zu generieren. Je nach Anforderung an die Startnummer musste eine andere Kombination dieser Anwendungen genutzt werden, um das finale Druck-PDF zu generieren.

Ein weiteres großes Problem war die Organisation der vielen Dateien, die für die Produktion notwendig waren. Mehrere Datensätze mussten sowohl als Excel-Datei als auch als CSV-Datei gehalten und sinnvoll benannt werden. Um sicherzugehen, dass eine ältere Version des Startnummern-Layouts wiederhergestellt werden kann, mussten sehr viele Kopien aller für das Layout relevanten Dateien aufgehoben werden. Bisher konnte das Setzen der Startnummer nur auf einem Rechner im Unternehmen durchgeführt werden. Aus dem Homeoffice waren eine Anpassung der Designs sowie das gemeinsame Besprechen der Designs eher aufwändig.

Optimierte Prozesse im Einsatz

Seit der Einführung von easyprint im April 2023 hat unsere Softwarelösung dem Kunden davengo bereits bei Veranstaltungen Zeit und Kosten erspart:

• ca. 150 Projekte
• ca. 280 verschiedene Layouts
• ca. 480 Datensätze
• ca. 850.000 Datenzeilen in 480 Datensätzen
• ca. 1.200 Layout Revisionen (Jede Version eines Layouts kann zwischengespeichert werden)
• ca. 260.000 RFID-Transponder produziert inkl. Qualitätssicherung und verwaltet
• ca. 260.000 Startnummer gesetzt, verwaltet und gedruckt

Lösung

Eine neue Softwarelösung wurde entwickelt, die alle Aspekte der bisherigen Anwendungen kombiniert und als zentraler Verwaltungsort für das projektbasierte Anlegen der Layouts, die Verwaltung der Medien (Grafiken und Schriftarten), der Datensätze und der Produktion des Druck-PDFs dient.

Das Layout kann direkt in der Webanwendung angesehen und bearbeitet werden – und das jederzeit von überall. Bei der Bearbeitung werden automatisch Revisionen des Designs abgelegt. Auf diese Weise kann jederzeit zu einer vorherigen Version des Layouts zurückgewechselt werden.

Das Layout kann mit einem oder mehreren Hintergründen versehen und danach können Textblöcke, Grafiken, QR-Codes, Linien und Rechtecke auf dem Hintergrund platziert werden. Die Inhalte der Textblöcke und QR-Codes können aus Spalten der ebenso im System verwalteten Datensätze befüllt werden.

Automatisierung und Optimierung der Druckdateien

Ende 2023 wurde ein zusätzliches Modul zum Druck von Versand- und Ausgabe-Etiketten für die Startnummern integriert. So konnte mit den ohnehin schon im System vorhandenen Datensätzen für die Startnummernpersonalisierung auch gleich die Etikettenproduktion in verschiedenen Layouts durchgeführt werden. Vorher musste hierfür extra eine Word-Datei eingerichtet und mit dem Datensatz verknüpft werden.

Produktion RFID-Transponder

In 2024 haben wir die Integration der RFID-Transponder Produktion abgeschlossen. Hierbei werden die Daten, die bei der Produktion der Transponder erhoben werden, den Datensätzen für die jeweilige Startnummer zugeordnet. Auf diese Weise kann unser Kunde sofort sehen, welche Transponder bereits produziert wurden und ob alle Transponder den festgelegten Qualitätsanforderung (Schreib- und Lesequalität, Sensitivität des Transponders, Messrate) entsprechen.

Als nächster Schritt ist die Digitalisierung der Abnahme durch den Veranstalter geplant. Bisher werden PDF-Dateien an den Veranstalter gesendet, damit der Veranstalter Feedback zum Startnummern-Layout geben kann. Mit der webbasierten Softwarelösung können die Veranstalter die Startnummern direkt ansehen und Anmerkungen sowie die Freigabe direkt dort erledigen.

easyprint – digitale Softwareentwicklung

Mit der maßgeschneiderten Software easyprint ist es der davengo GmbH möglich, deutlich schneller Startnummern oder Transponder zu produzieren. Die Individualsoftware ist so konzipiert, dass sie sich leicht um weitere Funktionen erweitern lässt, ohne dass die Architektur fragil wird. Ebenso wird jederzeit darauf geachtet, dass Personendaten DSGVO-konform abgelegt werden.

Über Lucent Code

Lucent Code ist eine Berliner Agentur für Softwareentwicklung. Wir beraten und betreuen kleine bis mittelständische Unternehmen auf ihrem Weg zur digitalen Transformation. Wir entwickeln Individualsoftware, die Prozesse optimiert und langfristig Zeit und Kosten reduziert.